前回の記事で、タスクと、スケジュール管理について、
私のやり方をざっくりお伝えしましたが、今回は肝となる、
タスク管理の方法についてお伝えしたいと思います。
まず、大前提として、仕事とは「作業」の集合体です。
これはどこかの本の受け売りとかではなくて、私が日々感じて、
会社のメンバーにも伝えていることです。
良く、偉い方なんかは、「仕事が作業になってるから駄目なんだ！」
なんて言いますが、間違っていると私は思っています。
だって、作業なんですもん。本当に。
ということで、話を戻します。
タスクが発生したら、「作業」に分解してください。
これが鉄則です。
例えば、メールでこんな指示が上司から来たとします。
・今週の金曜日14時に現在の売上不振状況についての報告を部長に行います。
担当商品の売上状況を報告できるよう準備を行ってください。
今週部長に売上の状況を報告するようです。
急で嫌な仕事ですね。。。そんなに売れてないのかなぁ。
気を取り直して、このメールからまずはタスクに分解します。
- 今月の売上数値の抽出
- 年始から先月までの累計売上数値の抽出
- 単月、累計の昨年度売上との比較
- 予算差に対しての原因の確認
- 今後の対策案の策定
- 台本含め質疑応答の準備
すごくざっくりですが、最低でもこれくらいは分解できそうです。
本当の作業レベルに分解しようと思ったらもっと細かくなるかもしれませんが。
では、この分解したタスクの入力の仕方は以下のようになります。
まずは、タスクを追加を押して、期限なしのところにタスクが追加されます。
分解後のタスクを入力しないといけないので、右クリックで、
サブタスクを追加を選択。
サブタスクを追加すると以下の通りになります。
ズラズラっと並ぶので、ちょっと見にくいですが、分解した作業単位なので、
この単位ならば作業としてぶつ切りにしても実施しやすいでしょう。
次はこれをカレンダー内の任意のスペースにドラッグして、
実施日を決めてください。
実施あるのみですね。
あとは、部長への報告日時はもれなくスケジュールとして登録を。
このように、メールや、口頭で毎日様々な「仕事」が降ってきます。
可能な限り分解し、「作業」にわけることで頭を軽くして、目の前の、
やるべきことに集中して取り組むことで、さっさと終わらしてしまいましょう。
次回は、一日の時間の使い方について、
おすすめの方法をお伝えしたいと思います。
