タスク管理とスケジュール管理のわたしのやり方。その１

ビジネスマンの永遠の課題ですよね。

これ。

皆さんそれぞれやり方はあると思いますが、私は以前紹介させて頂いたとおり、今は、

Google calendar と　Google TASK　で運用しています。

色々試しての結果です。

皆さんそれぞれのお仕事の状況に応じて最適解は違うと思いますが、

デスクワークで、PCが開きっぱなしの方にはこれがベストかと思います。

大前提として、重要なのは、

「スケジュール」と「タスク」は別のものと言うこと。

なにかの書籍からの聞きかじりですが、

「スケジュールは予め実施日が決まっているもの」

会議や、打ち合わせ、お昼の時間や、メールチェックの時間などがそれに、

当たります。

「タスクは実施日まだ決まっていない作業」

〇〇日締切の報告書や、プレゼン準備作業などがそれに当たります。

プレゼンの実施日自体は、スケジュールですが、それまでの作業はタスクです。

これを間違えると、それぞれの使い方がおかしくなってしまうので要注意。

手書きの手帳からの乗り換えや、オンラインカレンダーの使用になれていない方は、

まずここから自分の作業を見直して見てください。

私の場合は一日の「スケジュール」は以下の様になっています。

本来のスケジュールからはだいぶ減らした内容にしていますが、こんなイメージです。

 結構スカスカですよね。

でも、実際の仕事はビチビチに詰まってます。

ここからどう仕事をすすめるのがベストでしょうか。

タスクを入れ込んだ状態がこれです。

実際はこのように、スケジュールの合間に、タスクを処理しています。

じゃあこのタスクはどこから来ているかというと、メールや、上司からの指示、

取引先との約束、自発的なもの、色々なものからタスクは発生します。

これらのタスクを、カレンダーの右側のTODOリストで管理します。

右側にTODOリストが表示されています。タスクが発生したら、タスクを追加していくだけです。シンプルですよね。

では、ここで一旦流れを整理します。

①実施日や、時間が決まっているものはスケジュールとしてカレンダーに登録します。

私の例でいうと、グレーの部分が全部そうです。

②仕事が発生したらタスクに追加する。

③タスクを任意の実施日、時間にドラッグして実施日を確定する。

簡単ですよね。ただ、大事なのは、②の仕事が発生したらタスクに追加する、

というここの項目なんです。

かつて、現場にいて、私に部下がいたときは、

タスクを分解して、作業としてどこまで、その粒度を下げるかが大事。

と言っていました。この粒度が大きすぎても、作業としては飲み込みづらいし、

また分解しなきゃいけない。でも細かすぎても項目ばかりが増えて面倒。

そこは自分のやりやすいサイズまで分解をしてみてください。

私なりのタスクの粒度を下げる分解を次の機会にお知らせします。